【法人向け】イベントバイトスタッフの確保は派遣がおすすめ？利用するメリットや選び方、注意点などを解説

イベントバイトスタッフの自社雇用は難しい

結論からいうと、イベントバイトスタッフを自社で直接雇用することは難しいです。自社でのバイトスタッフ雇用が難しい理由としては、おもに以下があげられます。

• 急な人材確保が必要になることがある
• 地方でのイベントでは人材が集まりにくい
• 100名単位で人材が必要になることがある

急な人員確保が必要になることがある

イベントバイトスタッフは、急な人員確保が必要になるケースも多く、人事担当者を悩ませる種となります。急な人員確保が必要になるケースは、以下のとおりです。

• スタッフがイベント当日に体調不良で欠席する
• スタッフが無断欠勤して人員が足りなくなる

事前にスタッフの頭数を揃えていた場合でも、上記のような状況が発生する可能性は0ではありません。もしも指定の人数に到達しなければ、当日のイベント運営に支障をきたすこともあるでしょう。採用担当者もイベント直前までスタッフ集めに奔走することになります。

地方でのイベントでは人材が集まりにくい

地方でおこなうイベントの場合、バイトスタッフを自社で集めることは難しいです。
地方のイベントは都市部より遠方で開催されるケースが多いため、移動時間がかかるうえに交通費も高くなります。

働くスタッフとしても、時間や交通費が通常よりもかかる場所まで出向くのは面倒に感じるでしょう。

上記のような条件の中でも、人事担当者はイベントスタッフを揃えなければなりません。しかし、立地的にも条件が悪くなりやすい地方イベントのスタッフを揃えるのは難しいです。

給料を上げれば集まるかもしれませんが、気軽に上げてしまうと自社の経営にも負担を与えます。

100名単位で人材が必要になることがある

イベントバイトスタッフは、100名単位での確保が必要となることもあります。イベントの規模が大きくなるほど、運営に必要な人員も増えるでしょう。

100名単位という大人数のスタッフを、自社だけで集めるのは簡単ではありません。募集に人員が集まらなければ、スタッフへ個別で連絡して打診することもあるでしょう。

とくに自社で雇用する場合は、スタッフへの連絡だけでなく、勤怠管理・給与振込みなど、諸々の雑務をおこなう必要があります。100名単位のスタッフの事務手続きをおこなうことは、自社にとっても大きな負担です。

人材派遣会社のしくみ

上記のように、自社で大量のイベントスタッフを集めたり、急な人員確保に応じたりするのは簡単ではありません。前後の事務手続きも含めると、自社の業務を圧迫するでしょう。

自社の負担を減らしてイベントスタッフを確保するのであれば、人材派遣会社を活用することも有効です。人材派遣とは、派遣先企業からの依頼を受けて、人材派遣会社が雇用するスタッフを派遣するしくみを指します。

自社が必要な時に、必要な人員を確保できるのは人材派遣の大きな魅力です。

人材派遣会社は、給与形態や雇用期間の定めも異なります。

派遣会社を活用すれば、人員確保だけでなく給与の支払いを自社でおこなう必要がないため、自社の負担を軽減できます。

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人材派遣・紹介会社でイベントスタッフを募集するメリット

人材派遣・紹介会社を活用してイベントスタッフを確保するおもなメリットは以下の4つです。

• 条件によって柔軟に手配できる
• 急に人材が必要になっても対応できる
• 大人数の案件にも対応できる
• 人材確保や雇用管理にかかるコストを軽減できる

条件によって柔軟に手配できる

人材派遣・紹介会社を活用すると、希望の期間など条件にあわせて柔軟に対応してスタッフを確保してくれます。柔軟に手配できる背景には、人材派遣・紹介会社への登録者数の多さがあげられます。たとえば、フルキャストではグループ会社を含めて約834万人※が登録しているため、自社の要望に応えられる人材が派遣される確率が高いです。

派遣先の要望としては、たとえば「設営経験が豊富な人材を求めている」ということもあるでしょう。

上記のように、経験やスキルなど自社の都合にあわせて、柔軟に人材を確保できるのは魅力的です。

※㈱フルキャスト、㈱トップスポット、㈱フルキャストアドバンス、㈱ワークアンドスマイル、㈱フルキャストポーター㈱、フルキャストシニアワークス、㈱フルキャストグローバルの登録スタッフ数を単純合算

急に人材が必要になっても対応できる

人材派遣・紹介会社を活用すると、急な人員確保にも柔軟に対応してもらえる可能性が高いです。

自社でスタッフを雇用する場合、本人への連絡や給与の支払い、勤怠管理などをおこなわなければなりません。しかし急なスタッフ確保が必要となった際、人集めだけでなく事務手続きにも時間を取られると、自社の負担は膨らみます。

人材派遣・紹介会社を活用すれば、急な依頼であっても「スタッフの派遣・紹介(派遣の場合は支払いまで)」を対応してくれるため、自社の負担を軽減できます。最近ではWeb上で依頼できるサービスが多く、スタッフも手軽に確保できるため、とてもスムーズです。

とくにイベント運営では、前日に追加の人員を依頼されるケースもあるため、支払いなどの業務も含めて対応してもらえるのは大きなメリットでしょう。

大人数の案件にも対応できる

人材派遣・紹介会社であれば、大人数のイベントスタッフが必要な案件にも対応できます。人材派遣・紹介会社は、数万〜数百万単位のスタッフが登録していることも珍しくありません。

たとえば、フルキャストの場合、スタッフ登録者数は約834万人※を誇ります。

自社でスタッフを雇用する場合、数万人単位を雇用するのは、採用コストを考えると現実的ではありません。自社でスタッフ採用に時間をかけ過ぎてしまうと、本来のコア業務に集中できないこともあるでしょう。

人材派遣・紹介会社であれば登録スタッフが多いため、大人数の案件であってもスムーズに人材確保をしてくれます。

※㈱フルキャスト、㈱トップスポット、㈱フルキャストアドバンス、㈱ワークアンドスマイル、㈱フルキャストポーター㈱、フルキャストシニアワークス、㈱フルキャストグローバルの登録スタッフ数を単純合算

人材確保や雇用管理にかかるコストを削減できる

派遣会社を活用することで、人材確保や雇用管理にかかるコストを削減できます。
自社でイベントスタッフを雇用する場合、以下のような作業を社内でおこなわなければなりません。

• 求人媒体に掲載する文章の作成
• スタッフの面接
• スタッフとの連絡
• スタッフの給与計算
• 雇用保険などの加入手続き

派遣会社を活用すれば、スタッフの確保だけでなく上記のような業務もお任せできます。膨大な事務手続きに時間を割かれず、自社が取り組みたいコア業務に注力できるのは大きなメリットです。

人材派遣・紹介会社でのイベントスタッフを募集するデメリット

人材派遣・紹介会社を活用すると、採用や教育にかかる手間を省き、効率的にスタッフを拡充できます。ただし、以下のようなデメリットもあるため、人材派遣・紹介会社と契約する際に留意しておきましょう。

• 案件ごとに人材のスキルにばらつきがある
• 派遣料・紹介料がかかる
• 会社への愛着が薄い

案件ごとに人材のスキルにばらつきがある

人材派遣・紹介会社を経由してスタッフを集めた場合、毎回人材のスキルがばらつく可能性があります。

イベントは単発で実施されることも多いため、「イベントごとにスタッフを集める」という流れが一般的です。イベントごとに募集する関係で、毎回メンバーは異なることが多く、スキルの高いスタッフがいたとしても、次回も働いてくれるとは限りません。

イベントごとにスタッフのスキルがばらつくのを防ぐには、登録者への教育制度が整っており、一定のスキルを持つ人員を厳選している人材派遣・紹介会社を活用することがおすすめです。

派遣料・紹介料がかかる

人材派遣・紹介会社を利用すると、派遣料・紹介料が発生します。

直接スタッフを採用する際もコスト(求人媒体の掲載料など)は発生しますが、やり方次第では安くおさえることも可能です。

しかし、人材派遣・紹介会社を使う場合は、定められた派遣料・紹介料を支払う必要があります。仮にスキルがない人材であっても、一定のコストがかかってしまうのはネックかもしれません。

とはいえ、「費用がかかるから人材派遣・紹介会社は使わない」と安直に判断するのは避けましょう。人材派遣・紹介会社では、雑務(採用・教育・支払い・勤怠管理など)もおこなってもらえるケースもあります。

自社の業務負担を軽減するための投資と考えると見方が変わるでしょう。

会社への帰属意識が高くない可能性がある

派遣会社経由で働くスタッフは、自社で雇用した場合と比較して、自社への愛着は高くない可能性があります。

正社員やパートなどの場合は、自社と直接雇用関係にあるため「会社に所属している」という意識を持ちやすい傾向にあります。一方で、派遣されたスタッフの場合、自社との直接雇用関係がないため、帰属意識はあまり生まれないでしょう。

とくにイベントスタッフは、「1日だけ」「数時間のみ」など限られた期間の労働になるため、余計に帰属意識が生まれにくいと考えられます。

帰属意識が薄いとコンプライアンス違反や情報漏洩といったリスクも考えられるため、そういったトラブルが起きた過去がないかどうかは人材会社を選ぶうえでのポイントのひとつとなります。

イベントスタッフを派遣してもらうまでの流れ

派遣会社にイベントスタッフを派遣してもらうまでの流れは以下のとおりです。

1. 人材派遣会社を選定する
2. 求人条件や給与の支払い方法などを相談する
3. 見積もりを比較する
4. 派遣会社と契約する
5. スタッフを派遣してもらう
6. イベントスタッフとして働いてもらう

事業者によって多少は異なりますが、派遣会社は最初にヒアリングをおこなってから、必要な人材のリストアップをします。

そのため、イベントスタッフを派遣してもらう際は、自社の要望をしっかりと伝えましょう。

人材派遣を依頼する際に伝えるべき項目や流れなどを詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。

関連記事：人材派遣を依頼する際に伝えるべき項目と流れ｜料金や注意点も解説

人材派遣・紹介会社でイベントスタッフを確保するときの注意点

実際に人材派遣・紹介会社を活用してイベントスタッフを確保する場合は、以下の点に注意しましょう。

• 30日以内の日雇派遣は禁止されている
• 派遣では従事できない業務がある

いずれも法律にもとづく注意点があるため、違反がないように必ずチェックしておきましょう。

30日以内の日雇派遣は禁止されている

30日以内の日雇派遣をおこなう場合、法律によって制限が設けられています。

「日雇派遣」を聞くと、1日〜数日だけの単発派遣を想像するかもしれません。しかし実際は、30日以内の派遣労働が日雇派遣という括りになっています。

30日以内の日雇派遣は、2012年10月1日から改正された労働者派遣法によって原則禁止されているため要注意です。

もし「1日〜」の単発で人材が必要となった場合は、人材紹介サービスを活用しましょう。

派遣では従事できない業務がある

以下にあげる5つの業務は、人員の派遣自体が禁止されています。

とくに、イベントスタッフに対して「警備の仕事を任せたい」というケースもあるでしょう。しかし警備員は、請負形態での勤務が警備業法で定められており、警備会社が直接警備員に指示を出せる体制でなければなりません。

イベントスタッフが「手荷物検査をおこなう」「盗難等防止のためイベント会場を巡回する」などを繰り返しおこなうと、警備業務として扱われるケースもあるため要注意です。

イベントスタッフ募集時の人材派遣・紹介サービスの選び方

上記で解説したメリット・デメリットを踏まえた上で、イベントスタッフ集めに人材派遣・紹介会社を活用する場合、以下のポイントを押さえて会社を選びましょう。

• 登録スタッフが多いこと
• 地方を含めた全国に対応していること
• 人材確保までのスピードが速いこと

登録スタッフが多いこと

「人材派遣・紹介会社の登録スタッフは何名か？」という点を重視して会社を選びましょう。

イベントスタッフは、仕事の内容に応じて必要な人員や求められる業務が異なります。さまざまな要望に対応してもらうには、人材派遣・紹介会社の登録スタッフ数が多いことが重要です。スタッフが多ければ、自社の求める人材が登録している可能性は高まります。

公式サイトに登録スタッフ数を掲載していることもあるため、事前に確認しておきましょう。

地方を含めた全国に対応していること

地方を含めて、全国のイベントにスタッフを派遣・紹介できるか確認しておきましょう。
イベントは全国で開催されるため、都市部以外の場所でも仕事は発生します。

しかし、都市部以外のイベントの場合、「交通の便が悪い」といった理由でスタッフから敬遠される可能性も高いです。条件の悪い場所で働いてくれるスタッフを見つけるのは難しいでしょう。

上記の問題に対応できるよう、地方を含めた全国でのイベントに対応している会社を選ぶことが重要です。人材派遣・紹介会社の担当者に直接確認して、これまでの実績を確認すると安心できます。

人材確保までのスピードが速いこと

人材を確保するスピードがどれだけ速いかも事前にチェックしておきましょう。イベントの仕事では「直前に追加の人員が必要になる」ということも珍しくありません。前日にスタッフを確保しなければならないケースもあります。

直前になって自社でスタッフを確保しようとすると、スタッフへの連絡や給与支払いなどの手続きが増えるため負担が大きいです。

追加オーダーなど緊急な案件にも対応できるよう、人材確保までのスピードも確認しておきましょう。「前日での人員確保もOK」と打ち出している人材派遣・紹介会社であれば、安心して依頼できます。

イベントスタッフの派遣の成功事例

派遣会社にイベントスタッフの派遣を依頼して成功した事例を順番に解説します。

急遽決まったイベントの運営スタッフを確保できた

イベントの種類や内容によりますが、突然開催が決まったり、人員の確保が必要になったりするケースは少なくありません。

ある企業では、突発的な案件のイベントに70名のイベントスタッフを自社だけで用意できなかったので、派遣会社に依頼しました。

派遣会社にはイベントスタッフの経験が豊富なスタッフが在籍していたため、派遣された人材はリーダーとして必要なスキルを持っており、大型会場でのイベントは成功しました。

不特定多数の方に向けて募集をしても、上記の事例のように迅速かつスキルを持った人員を集めることは難しいです。そのため、急遽決まったイベントの運営スタッフを集めるなら、派遣会社に依頼することを検討しましょう。

花火大会の警備員を手配してもらった

大きなイベントでは、運営スタッフ以外にも多くの警備員の手配が必要になることがあります。

ある企業は、大規模な花火大会を開催するために500名もの警備員を一度に確保する必要があり、派遣会社に依頼しました。

派遣会社は500名もの警備員を一度に確保でき、引き継ぎもスムーズにおこなわれたため、イベントは安全に実施されました。

複数の派遣会社に依頼すると、派遣会社ごとに警備員の質や業務フローが異なる場合があるため、イベントの安全な運営が難しくなります。

大量の人員を一度に確保したい場合は、登録スタッフの数が多い派遣会社に依頼しましょう。

まとめ

イベントのスタッフは、「急な人員確保が必要になる」「100名単位の大人数が必要になる」などの理由で、自社で確保することが難しいです。スタッフの数を揃えても当日欠勤になることもあるため、実際の業務が始まるまで担当者の心は休まらないかもしれません。

上記のような問題を解消するために、人材派遣・紹介会社の活用も検討しましょう。人材派遣・紹介会社を活用すると、イベント前日の人員確保依頼や短時間勤務など、さまざまな要望に応じた人材を集められます。

記事中で紹介したフルキャストは、一般的な派遣の依頼だけでなく、短期紹介サービス「日々紹介」や独自プラットフォーム「おてつだいネットワークス」の活用による労働者とのリアルタイムマッチングなど、幅広いニーズに対応しています。

834万人の登録スタッフが在籍しており、大人数動員の実績もあるので、イベントスタッフで人材が必要になった場合は、ぜひチェックしてみてください。

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