オフィスワークの人材採用の方法は主に3種類

オフィスワークの人材確保の方法は、主に「派遣スタッフ」「正社員」「アルバイト・パート」の3種類に分けられます。それぞれの違いは、下表のとおりです。

3つの人材確保の方法について見ると、正社員やアルバイト・パートと比較して、派遣の雇用形態・雇用主が特殊であることがうかがえます。派遣の場合、雇用主は派遣会社になることが一般的です。

一方で、正社員やアルバイト・パートの場合、雇用主は企業となります。以下では、各方法における特徴を詳しく解説します。

派遣スタッフ

派遣スタッフを受け入れる場合、派遣会社が雇用しているスタッフを一定期間（最大3年）派遣してもらえます。企業側はスタッフとではなく派遣会社と派遣契約をします。なお、派遣のなかでも紹介予定派遣の場合は最大6ヶ月の派遣期間を終了したのちに、派遣されたスタッフを直接雇用することが前提です。

派遣スタッフを雇用するメリット・デメリットは次のとおりです。

メリット・デメリットから派遣スタッフの受け入れは、短期間（31日超から最大3年間）で特定の業務を任せたい企業に適しています。

正社員

正社員を雇用する場合、雇用期間を定めずに従業員を採用します。正社員は1日あたり8時間、1週間にすると40時間ほど働くことが基本です。業務の進捗状況によっては割増賃金を支払い、残業を依頼できます。正社員には、雇用保険・社会保険・厚生年金などの加入が義務付けられています。

正社員を雇用するメリット・デメリットは下記のとおりです。

正社員として雇用する場合、企業側も従業員側も長く勤めることを前提としています。長期間活躍できる人材を獲得したい企業は、派遣スタッフやアルバイト・パートよりも正社員を雇用するほうがおすすめです。

アルバイト・パート

アルバイト・パートを雇用する場合、正社員よりも短い所定労働時間で業務に携わってもらえます。従業員が出勤できる曜日・時間の候補を月末などに調べ、その範囲内でシフトを組んで出勤してもらうことが基本です。多くの場合、定量化した業務をアルバイト・パートへ任せることになります。

下記は、アルバイト・パートを雇用するメリットをまとめたものです。

アルバイト・パートで働く方のほとんどは、「学業や転職活動、家事のスキマ時間で一時的に仕事をしたい」と考えています。長期間働くことを前提にしていないため、アルバイト・パートの雇用は一時的な人材不足を解消したい企業に向いています。

派遣会社に依頼する流れ

派遣会社に依頼する流れは、次のとおりです。

1. 派遣社員の就業条件を決める
2. 依頼する派遣会社を選ぶ・派遣契約の締結
3. 派遣会社に希望を伝える
4. 派遣会社の選んだ社員が職場見学をする
5. 受け入れ

ここからは、各手順ですべきことを詳しく解説します。

1.派遣社員の就業条件を決める

派遣会社に依頼する際は、派遣社員の就業条件を決めることが大切です。派遣とひと口に言っても、派遣の種類に応じて若干の違いが見られます。派遣の形態を加味せず就業条件を決めると、派遣会社や派遣社員とトラブルになるかもしれません。

派遣の形態は主に、一般的な派遣と紹介予定派遣に分類できます。それぞれの特徴は次のとおりです。

30日以内の派遣は「日雇派遣」と呼ばれていますが、原則禁止とされています。また、一般的な派遣では企業側が派遣社員を選ぶ権利がないことから、選考を実施できません。一方で、紹介予定派遣の場合は、派遣社員を雇用することを前提に受け入れるため、選考が認められています。

2.依頼する派遣会社を選ぶ・派遣契約の締結

派遣社員の就業条件を決めたあとは、依頼する派遣会社を2〜4社程度選びましょう。一つの派遣会社に絞ると、派遣料金が適正な価格なのか、サービスの質が高いのかなどを比較するのが困難です。

派遣会社を選ぶ場合、必ずしも大手の派遣会社がよいとは断定できません。業種・企業が所在するエリアによって選ぶべき派遣会社は異なります。自社にマッチした派遣会社を選びたい担当者は、下記のポイントをチェックしましょう。

• 登録しているスタッフが多い
• フォロー体制が整っている
• 自社とマッチした職種に対応している

派遣会社の候補を挙げた際には、派遣料金について見積もりをとりましょう。なお、派遣料金の相場は、派遣社員の給与の20〜30％程度です。

依頼先が決まれば、派遣会社と派遣契約を締結します。

3.派遣会社に希望を伝える

派遣契約を締結したら、どのようなスタッフを求めているのか派遣会社に伝えます。自社でどのようなスキル・経験を持った人材を求めているのかを詳細に伝えることが重要です。

一般的な派遣では、企業側が派遣社員を選考することは禁止されています。そのため、自社に合う人材について派遣会社にしっかりと伝えなければ、ミスマッチが生じる可能性があります。派遣会社と相談するときは、次のことを必ず伝えましょう。

• 必要とする経験・スキル
• 職場の雰囲気
• 派遣社員が携わる業務内容
• 派遣社員の時給および超過勤務時の賃金
• 期間内に発生する契約金額

派遣会社との話し合いでは、求める派遣社員のイメージだけでなく、給与・契約金額に関する部分も話し合っておくことが大切です。

4.派遣会社の選んだ社員が職場見学をする

派遣会社との話し合いが終了すると数日から数週間以内に、派遣会社の選んだ社員が希望した場合は職場見学行います。職場見学は、派遣会社のスタッフと派遣社員、自社の担当者の三者で行うことが一般的です。

職場見学の目的は、派遣社員に仕事の内容・職場環境について理解してもらうことです。働く・働かないの意思は派遣社員に委ねられているため、企業側は「働きたい」と思ってもらえる環境づくりが大切になります。

なお、職場見学は企業側の選考現場ではありません。あくまでも、派遣社員の経験・スキル、働き方の価値観を把握する場だと理解しておきましょう。

5.受け入れ

最後に受け入れ準備を行います。派遣社員を受け入れる準備をしておけば、既存社員と派遣社員が打ち解けやすく、業務を円滑に進めやすくなります。受け入れ準備をする際は、次のことをしておきましょう。

• 社員への周知
• 派遣社員への備品や設備に用意
• システムなどのインストール
• マニュアルや教育体制の確立

既存社員と派遣社員が働きやすくするには、事前の準備が欠かせないため、実施することをおすすめします。

派遣会社でオフィスワークの人材を採用するときの注意点

派遣会社を活用してオフィスワークの人材を確保する際は、次の項目に注意してください。

• 日雇派遣は禁止されている
• 正社員と平等に扱う
• 派遣社員の業務内容を明確にする

ここからは、注意点を具体的に解説します。

日雇派遣は禁止されている

派遣のなかでも、労働契約の期間が30日以内の派遣は日雇派遣と呼ばれます。日雇派遣は、2012年に行われた法律の改正に伴い、原則禁止とされています。もし短期で人材が必要になった場合は、人材紹介サービスを活用するようにしましょう。派遣期間・求めるスタッフ像を明確にした上で、人材紹介会社へ依頼することが大切です。

正社員と平等に扱う

オフィスワークの人材を派遣会社から受け入れる場合は、正社員と平等に扱いましょう。正社員と派遣社員を差別するとトラブルに繋がります。最悪の場合、社会問題に発展する可能性も否めません。

たとえば、派遣社員はミーティングなどで発言権を持てない、利用できるスペースを制限するなどの行為は、差別行為に該当します。社内のルールや制度上やむを得ず正社員と派遣社員を区別することは仕方ありませんが、理由もなく差別する行為は控えてください。

派遣社員の業務内容を明確にする

オフィスワークの人材を派遣会社から受け入れる場合、派遣社員の業務内容を明確にしておきましょう。派遣社員が携われる業務には制限があります。事務職に限れば少ないものの、禁止されている業務を派遣社員が行うと、派遣会社が処罰の対象となります。

企業間におけるトラブルの原因になるため、派遣社員が行う業務を明確にし、担当部署の社員に周知することが大切です。

まとめ

オフィスワークに携わる人材は、派遣・正社員・アルバイト・パートなどの方法で確保できます。派遣でオフィスワークができる人材を確保する場合、就業条件などを決めた上で派遣会社へ依頼することが大切です。

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