年末調整業務の運用方法を変更して誤入力を大幅に削減

委託会社側で控除証明書の画像を閲覧し、データ化を行うため、画像不鮮明による誤入力が多く、また、審査を行うセンターが国外となるため、日本の税制の知識が不足していたこともあり、審査の誤りが多発していた。
控除証明書の原本回収においても、自社での回収となるため、原本回収後の付け合わせや提出の督促などに想定以上の時間がかかり、控除証明書の回収までに1年以上かかっていた。

申告者が控除証明書を携帯カメラで撮影し、画像をアップロードする形式を廃止し、申告者が控除証明書の内容をWEBシステム上に入力し、控除証明書の原本を当社センターへ郵送する運用に変更した。
WEBで申告した内容と控除証明書の原本での付け合わせをダブルチェックで行うため、品質が向上し、従業員からのクレームも大幅に軽減されている。
また、フルキャストで控除証明書の原本回収を代行することで、自社の業務負荷も大幅に軽減。前委託会社と比べ、取引初年度は申告者の入力手間が増えたが、当年に入力した控除証明書の内容は翌年にそのまま残るため、2年目以降は申告者の入力時間も大幅に減少できた。