年末調整は業務委託がおすすめ｜代行サービスのメリット・デメリットと選び方

企業の年末調整は業務委託できる

企業の年末調整に関する業務は、アウトソーシングが可能です。具体的には大きく分けて2つの委託先があります。税理士事務所、もしくは民間企業が提供する年末調整代行サービスです。

年末調整代行サービスとは、重要な業務でありながら面倒な年末調整を代わりにやってくれるサービスのことです。それによって、企業は社内リソースをより重要な業務に振り向けることができます。

年末調整代行サービスで委託できるのは、以下のような業務です。

委託できる主な業務

• Webシステムのアカウント登録
• 紙申告書の印刷、発送
• 申告内容、提出書類のチェック
• 紙申告書の入力
• コール対応（質問の対応、不備の問い合わせ）
• 年末調整データの作成

税理士以外への委託が違法になる業務もある

年末調整をアウトソーシングする方法として、税理士と代行会社にお願いする方法があると述べました。しかし、税理士以外への委託が違法になる業務もある点に注意が必要です。

税理士法によって税理士以外が行うことを禁止されている業務には以下のようなものがあります。

• 税務代理
• 税務書類の作成
• 税務相談

参考：国税庁「2非税理士により行うことが禁止される税理士業務」

以上の点から明らかなように、年末調整は税理士法によって税理士以外が行うことが禁止されている業務です。日本税理士会連合会 も「年末調整事務の過程における税務判断を必要とする事務」は税理士業務の範囲であることが確認されています。

書類作成のための給与計算は「税務判断を必要とする事務」には含まれませんが、年末調整を全体として遂行するにあたっては、必ず税理士の判断が必要になります。そのため、代行会社を選ぶ際には税理士が在籍しているかが重要です。

年末調整のアウトソーシングを利用するメリット

ここでは、年末調整のアウトソーシングを利用する3つのメリットについて説明します。

• 人件費を削減できる
• 担当者がコア業務に集中できる
• 法改正の見落としやミスをなくせる

まとめると、年末調整に社内リソースを割く必要がなくなるため、企業にとってより重要な業務に集中できるというメリットがあります。

人件費を削減できる

年末調整のアウトソーシングを利用する1つ目のメリットは、人件費を削減できることです。特に大企業の場合は年末調整をするためには膨大な作業が必要になり、専門スタッフを常駐させることになります。

もし、年末調整をアウトソーシングすれば、その人件費を削減できます。もちろん、年末調整の業務委託にもコストがかかるため、どちらのほうが自社にとってコスト削減になるかは比較検討が必要です。

担当者がコア業務に集中できる

年末調整のアウトソーシングを利用する2つ目のメリットは、担当者がコア業務に集中できることです。

年末調整業務の中でも保険料控除や住宅ローン控除などに関して、きちんと記入されているかをチェックするのは膨大な作業です。そのため、担当者の残業が大幅に増え、疲弊してしまい、コア業務がおろそかになってしまう可能性があります。

年末調整をアウトソーシングすれば、担当者がコア業務に集中でき、結果的にそれが企業全体の業績向上にもつながります。

法改正の見落としやミスをなくせる

年末調整のアウトソーシングを利用する3つ目のメリットは、法改正の見落としやミスをなくせることです。税制に関しては毎年さまざまな法改正がなされます。社内の担当者だけでそうした法改正にキャッチアップし、適切に手続きに反映させることは至難の業です。

この点、年末調整をアウトソーシングすれば、法改正の見落としを防ぐことができますし、作業のミスもなくせます。最新の税制に則ってきちんと税務が扱われることは、企業のコンプライアンスにもつながり、社内の意識向上にもつながるでしょう。

年末調整のアウトソーシングを利用するデメリット

ここでは、年末調整のアウトソーシングを利用するとどんなデメリットがあるかについて説明します。主に2つのデメリットがあります。

• 自社へのノウハウの蓄積ができない
• トータルのコストが高くなる場合がある

自社へのノウハウの蓄積ができない

年末調整のアウトソーシングを利用する1つ目のデメリットは、自社へのノウハウの蓄積ができないことです。年末調整は企業にとって毎年必ずしなければならない業務であるにもかかわらず、その作業を外部委託していれば、社内でのノウハウは蓄積されていきません。

トータルのコストが高くなる場合がある

年末調整のアウトソーシングを利用する2つ目のデメリットは、トータルのコストが高くなる場合があることです。委託業者の料金体系にもよりますが、初期費用が必要になったり、さまざまなオプションが付いたりすることでトータルの費用が思いのほか膨らむこともあります。こうしたデメリットを避けるためには、自社に合った料金体系を選ぶことが大切です。また、アウトソーシングする際には、前もって見積もりをしてもらうとよいでしょう。

年末調整のアウトソーシングがおすすめの企業

以上のメリット・デメリットを踏まえて、ここでは年末調整のアウトソーシングがおすすめの企業について説明します。

年末調整のアウトソーシングがおすすめの企業

• 専門知識を持つスタッフがいない企業
• 社内リソースが限られている企業
• 成長フェーズにある企業

専門知識を持つスタッフがいない企業

専門知識を持つスタッフがいないなら、年末調整のアウトソーシングがおすすめです。なぜなら、年末調整業務には税務知識が不可欠だからです。特に税制は法改正が多い分野であり、最新の情報にアップデートできていなければ、処理のミスや漏れが生じかねません。

社内リソースが限られている企業

年末調整は主に年度末に行う業務ですが、給与計算や勤怠管理など、一年を通じて書類作成をきちんと行っておくことが必要です。もし、社内リソースが限られているようなら、年末調整に関連した業務に時間とエネルギーを奪われ、本来のコア業務に注力できません。結果的に会社全体の業績にも影響しかねません。

成長フェーズにある企業

もし、会社がスタートアップ企業でいま成長フェーズにあるなら、社内のすべてのリソースをメイン業務に傾けるべきでしょう。年末調整に時間を奪われないように、アウトソーシングを利用することが長期的に見て会社の利益につながります。

以上、年末調整に多くの手間がかかることを考えると、人材が限られている企業はアウトソーシングを利用することを検討してみましょう。

年末調整の代行サービスの料金相場

ここでは、年末調整の代行サービスを利用する際の料金相場について説明します。

会社や税理士事務所によって料金にバラつきがありますが、平均して一人あたり1,500円～3,000円、それに基本料金が加算されます。基本料金は10,000円～25,000円といわれています。そのため、従業員が30人の場合は、5万5,000円～11万5,000円になる計算です。

料金は主に委託する業務の範囲などで変わってきます。あくまで料金は目安でありため、各社の公式HPや問い合わせなどで確認することをおすすめします。

年末調整の代行サービスの比較ポイント

ここでは、年末調整の代行サービスを選ぶにはどんなポイントがあるか説明します。主に以下の5つに注目しましょう。

• 対応できる業務範囲
• 取引実績（業種・規模）
• 対応スピード、柔軟性
• カスタマーサポート
• セキュリティの安全性

対応できる業務範囲

最初のポイントは、対応できる業務範囲です。サービスによって委託できる業務が異なるため、前もって細かくチェックしておくことが大切です。

例えば、株式会社フルキャストの年末調整事務代行サービス（業務委託・アウトソーシング・BPO）では以下の業務をアウトソーシングできます。

株式会社フルキャスト 年末調整事務代行サービスの業務範囲

• 申告書の発送・回収
• チェック・データ入力
• 不備・督促連絡
• お問合せ対応
• 給与支払報告書仕分け
• 源泉徴収票発送

中には多くの業務に対応していても、オプション扱いになっている場合があるため、基本料金でどこまでカバーしてくれるのか確認しておきましょう。

取引実績（業種・規模）

2つ目のポイントは取引実績です。取引実績には業種や規模が含まれます。これまで代行した企業の数が多ければ多いほど経験が豊富であることが分かります。また、会社によって業種の得手不得手もあるため、自社の業種と代行会社や税理士の得意分野がマッチしているかも確認しておくとよいでしょう。こうした取引実績は各社のHPから確認できます。

対応スピード・柔軟性

3つ目のポイントは対応スピードや柔軟性です。具体的には、サービス開始までの期間、顧客の要望に応じたカスタマイズ性などを含みます。

逆に対応スピードが遅かったり、柔軟性がなかったりすると、コミュニケーションがスムーズにとれない可能性があり、業務完了までに必要以上に時間がかかる可能性があります。

カスタマーサポート

4つ目のポイントは、カスタマーサポートです。具体的には、年末調整に関する不明点、懸念点などの相談がしやすいかなどをチェックしておきましょう。カスタマーサポートの充実が大切なのは、社内で不明点が生じたときにすぐに相談できるからです。カスタマーサポートがなかなかつながらない、相談できる時間が限られているなど、サポート体制が整っていないと、年末調整に関する不明点、問題点が解決されないまま残り続けることになります。

セキュリティの安全性

5つ目のポイントは、セキュリティの安全性です。年末調整代行サービスにおいて、この点が重要なのは、多くの個人情報を提供する必要があるからです。もし、代行会社の情報セキュリティ体制が整っていなければ、従業員の個人情報が外に流れてしまう可能性もあります。最悪の場合、重大なセキュリティインシデントにつながりかねません。

まとめ

画像引用元：株式会社フルキャスト「企業向け人材派遣・紹介サービス」

年末調整には多くの手間がかかるため、代行会社や税理士にアウトソーシングすることをおすすめします。上記のポイントを参考にしながら、自社にとって最適なサービスを提供してくれる会社を探しましょう。

株式会社フルキャストの年末調整事務代行サービス（業務委託・アウトソーシング・BPO）は、中小企業から従業員1万人を超える大企業まで、幅広い企業の年末調整を代行しています。豊富なノウハウを持っているため、予算に合わせた柔軟なサービスを提供可能です。