【法人向け】住民税の税額変更業務は外部委託できる？メリットやおすすめサービスを紹介

住民税の税額変更業務とは

従業員の退職や、転勤による引っ越し、扶養家族の変更などがあった場合、住民税の納付額を変更する必要があります。退職の場合、事業主が従業員の住んでいる市区町村に異動届を提出します。また、給与支払報告書に訂正が生じた、所得税控除額の内容などが変更されたといった場合は、送付されてくる特別徴収税額変更通知書に従い、税額を変更しなければなりません。これに伴って、通知書の管理やデータ入力、ファイリングも行う必要があります。

このように、変更理由によって作業が変わってくるので、非常に煩雑な業務になってきます。また、従業員が多ければ多いほど、同時に複数の変更パターンが発生する可能性がある一方で、納税額というデリケートな内容のため、ミスすることも許されません。住民税の変更業務は、人事労務担当者に大きな負荷をかける業務の一つと言えるでしょう。

住民税の税額変更業務は外部委託できる？

住民税の税額変更業務を含め、給与計算は、外部委託（アウトソーシング）することが可能です。委託できる業務内容は委託会社により異なり、予算に合わせてカスタマイズが可能な委託先もあります。

下記で、外部委託によるメリットの詳細を解説します。

税額変更業務を外部委託するメリット

税額変更業務を外部委託するメリットには、以下の3点が挙げられます。

• 人事労務担当者がコア業務にリソースを割ける
• 人的ミスを防げる
• 人件費・残業時間を減らせる

下記で、メリットの具体的な内容を解説します。

人事労務担当がコア業務にリソースを割ける

外部委託には、人事労務担当者がコア業務に集中できるメリットがあります。税額変更業務のような給与関係業務には、知識や経験が必要であるものの、給与計算ソフトへの入力や明細の発行などのルーティンワークも存在します。そうしたルーティンワークを外部委託することで、人事労務担当者は企業経営の要となる資産運用や、予算管理など別の業務に集中することができます。また、税額変更業務など突発的に発生するような業務を外部委託すれば、日常業務を妨げることがなくなるでしょう。

人的ミスを防げる

外部委託業者には、税額変更業務を含めた給与関係業務の専門家がいます。専門家が対応することで、人的ミスを最大限防げる点がメリットです。税額変更業務などの給与関係業務で発生しうる人的ミスの原因は、法改正にスムーズに対応できないことや、計算ミス、入力ミスなどが多いです。税金や社会保険、労働関係の法令は頻繁に改正されます。社内の人事労務担当者全員が徹底して把握できるかといえば、疑問があるでしょう。しかし、アウトソーシングをすれば、専門家が担当してくれるので法令改正にきちんと対応し、業務ができます。また、計算ミスのような完全に避けることが難しいヒューマンエラーも、対策を施した専門家に委託することで防ぐことが可能です。

人件費・残業時間を減らせる

人事労務担当者の雇用人数を減らすことができ、また、社員全体の残業時間も削減できるでしょう。特に、人事労務担当者の負担が減るため、彼らの残業時間が減らせる可能性が高いです。

企業によっては、必要最大人数で人事労務担当者を確保しているかもしれません。人事労務担当者の業務は多岐にわたり、年末調整の時期などで一時的に多人数が必要だからです。しかし、外部委託すれば、最低限の人事労務担当者のみで業務を進められるようになり、人件費を削減できます。また、給与計算システムの管理や維持、更新にも費用がかかりますが、システムもアウトソーシング先が管理してくれるのでソフト管理コストもカットできるでしょう。

さらに、外部委託する場合には正確な勤務時間、残業時間などを提出する必要があります。勤務時間に関して厳しい管理が必要になるため、見逃されていた残業も自然と減っていくでしょう。また、労務管理は少数の人事労務担当者が専門で行うことが多く、担当者の残業が増える傾向にあります。しかし、外部委託により業務負担が軽減されれば、担当者の残業時間削減が期待できます。

税額変更業務を外部委託するときの注意点

税額変更業務を外部委託するにあたって、いくつか注意する点や、デメリットがあります。

• 社内で税額変更業務などに対応できなくなる
• 情報漏えいのリスクが高まる
• 初期費用が発生する

下記で、注意点・デメリットの詳細を解説します。

社内で対応できなくなる

税額変更業務以外でも、委託している業務内容に係わるデータに訂正があった際、社内で対応ができない点がデメリットです。修正依頼をし、対応してくれるまでに時間がかかる可能性があり、修正には追加費用が発生することもあります。

外部委託先を決定する際に、修正時の対応方や、追加料金の有無を確認しておきましょう。

情報漏えいのリスクが高まる

住民税の税額変更業務の場合に限りませんが、外部委託により、情報漏えいのリスクが高まります。外部委託をするためには、業者に従業員の個人情報を渡す必要があるからです。委託業者のセキュリティシステムを確認し、見積もり時などにセキュリティ対策をどのようにしているかを聞いておきましょう。プライバシーマーク（Pマーク）や、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるIS027001を取得しているかどうかも判断材料になります。

初期費用がかかる

外部委託をする際には、委託費用が必要です。業務代行に対する費用だけではなく、委託準備としてデータをまとめ直す必要がある場合、そのための時間や人員のコストがかかります。まとめ直し自体も外部委託するのであれば、その費用もかかるでしょう。初期費用がどの程度必要か、予め計算しておくことで大きな支出は避けられます。

税額変更業務において外部委託できる業務

税額変更業務を外部委託する際に、依頼できる主な業務内容は下記のとおりです。

• 通知書の開封・到着確認
• データ入力
• 通知書の封入・仕分け・発送
• ファイリング

下記で業務内容について解説します。

通知書の開封・到着確認

住民税の税額を変更する際には、自治体から特別徴収額変更通知書が送られてきます。委託業務では、それらの開封や到着確認、通知書内容の確認を行ってくれます。通知書の内容はさまざまであり、変更業務に必要なものもあれば、過年度のものが届くこともあります。ほかにも、退職者の通知書が届いた場合、異動届を提出する必要があるので、そうした業務も代行依頼が可能です。通知書一つに対しても、その内容によって対応方法が異なるため、その判断を依頼できる点はメリットと言えます。

データ入力

税額変更業務に必要なデータ入力を行ってくれます。データの具体的内容は、通知書に記載されている年額や月額です。

通知書の封入・仕分け・発送

変更内容通知書の個人控えを封入し、指定した順に仕分けした上で発送してくれます。発送先も指定できるので、本社に一括で発送、事業所ごとに分けて発送などが可能です。

ファイリング

通知書の会社控え用を、指定に従いファイリングしてくれます。資料のファイリングは意外と手間がかかるため、代行のメリットが大きいでしょう。

住民税更新代行サービスならフルキャストがおすすめ

画像引用元：フルキャスト「住民税更新代行サービス（手続き代行）」

住民税の税額変更業務など住民税更新代行を依頼するのであれば、フルキャストがおすすめです。

フルキャストをおすすめする理由は、下記のとおりです。

• 多数の有名企業が利用した実績がある
• オーダーメイド型サービスである
• 熟練スタッフが対応する
• Pマークを取得し適切な個人情報保護体制が整っている
• サービス開始まで最短1週間と短い

フルキャストは多数の有名企業が利用している代行サービス会社であり、実績の豊富さはもちろん、セキュリティ面でも信頼できます。また、代行内容を予算に合わせてカスタマイズすることが可能です。一括でしか代行内容を受け付けてくれない業者もあるなか、オーダーメイドで依頼できるため、低コストに抑えられます。

加えて、熟練スタッフが対応するため、豊富な経験によって蓄積されたノウハウを活用し、ミスや漏れを徹底的に防いでいます。外部委託の注意点として挙げられる情報漏えい対策もきちんとされており、Pマークを取得しているため、個人情報保護に関して高い信頼性を維持しています。

さらに、サービス開始まで最短1週間と、即業務委託をしたい場合でも素早く対応してくれる点もメリットです。労務担当者が退職し、引き継ぎ手が十分ではない状態で対応しなければならないときにも、安心して任せられるでしょう。

まとめ

住民税の税額変更業務は、外部委託が可能です。住民税を変更する業務は従業員の退職や扶養家族の変更、住居の変更などに伴い発生しますが、人事労務担当者が日常の業務にあたりながら対応するのは非常に負荷がかかります。

外部委託することで、人事労務担当者の業務が減りコア業務に集中できるだけではなく、専門家に依頼することで法改正に適切に対応し、人的ミスを減らすことも可能です。さらには、人件費や残業時間の削減にも繋げられます。反面、修正があった場合に、社内で対応ができず追加費用が発生する可能性があり、従業員の個人情報が漏えいするおそれもあります。

しかし、契約時に追加費用発生の有無や、セキュリティシステムに関して確認しておくことで、それらのリスクは回避可能です。住民税の税額変更業務を外部委託する際には、実績がある会社か、予算に合わせて代行内容をオーダーできるかなども含めて検討しましょう。